Frau plant am Fenster mit bunten Post its einen Workshop

Checkliste Workshop Moderation

»Wow, dieser Workshop hat sich richtig gelohnt!«

Inhalt

So bereiten Sie Ihren Workshop richtig vor

Bevor wir mit der Checkliste Workshop-Planung loslegen, gibt es ein paar Vorab-Fragen, die Sie sich stellen sollten.

Warum und mit Wem?

Damit Ihr Workshop als Maßnahme von „Etwas“ den erwünschten Erfolg bringen kann, ist es wichtig zu wissen, was bei ihrem Workshop herauskommen soll. Ganz genauso wichtig ist, für welche Menschen der Workshop ausgerichtet werden soll.

Wie ist der Stil und die Konzeption?

Die Moderation eines Workshops ist so bunt und vielfältig wie Organisationen, Menschen und deren Anliegen selbst. Der Stil und die Konzeption sollte zu Ihren Workshop-Teilnehmenden und zu Ihrer Organisation passen. Um Ihre Workshop- Inhalte und Themen zielführend zu bearbeiten, können Sie unter verschiedenen Stilen wählen: u. a. interaktiv, kreativ, theoretisch, pragmatisch oder reflektierend.

Wie sind die Rahmenbedingungen?

Im Gegensatz zu den individuellen inhaltlichen Anforderungen sind die Rahmenbedingungen einer Workshop Moderation häufig sehr ähnlich und können daher in einer Planungs-Routine gebündelt werden. Beispiel: Es handelt sich in der Regel um einen eineinhalbtägigen Workshop mit 4 bis 12 Teilnehmenden.

Nutzen Sie eine Checkliste

Frau schreibt ihre Checkliste mit Planer

Unsere Checkliste Workshop Planung ist als kleine Hilfe gedacht für Führungskräfte, Personalentwickler:innen, Moderator:innen und für Alle, die in Organisationen Workshops moderieren. Mit unserer Checkliste behalten Sie ganz entspannt alle Workshops-Basics im Blick und haken Schritt für Schritt ab, was Sie bereits erledigt haben.

Schritt 1

Check IST-Situation

  • Der Zweck des Workshops ist geklärt
    Was soll erreicht werden?
    Was ist nach dem Workshop anders?
    Was sind die Schlüsselfragen?
    Ist der Workshop Teil eines größeren Projektes?
    Wer ist verantwortlich?
  • Das Ziel ist klar definiert
    Klare, messbare Ziele, auf die Sie Einfluss haben, sind klar definiert.
  • Informationen über die Teilnehmenden sind erfasst
    Wie viele Teilnehmer:innen gibt es?
    Sind Erfahrungen mit Workshops vorhanden?
    Wie sind die Erwartungen an den Workshop?
    Wie sind die Arbeitsbeziehungen?
  • Die Form der Ergebnissicherung ist geklärt
    Wie sollen die Ergebnisse festgehalten werden? *Protokoll, Vereinbarungen, Aktions-Plan…?

Schritt 2

Check Konzeption

  • Zielführende Themen und Inhalte sind ausgewählt
  • Der Ablaufplan ist erstellt
  • Die Methode ist entschieden
    interaktiv, kreativ, theoretisch, pragmatisch…?
  • Der Termin ist abgestimmt
  • Das Thema ist abgestimmt
  • Die Inhalte und der Ablaufplan sind abgestimmt
  • Alle Anpassungen sind vorgenommen

Schritt 3

Check Einladung

  • Die Einladungen sind versendet
  • Alle Materialien und Werkzeuge sind vorbereitet
    *Must-Haves: Flipchartmarker / Whiteboardmarker, Flipchart, Flipchartpapier, Moderationskarten
  • Der Raum ist schriftlich gebucht und bestätigt.
  • Die Verpflegung ist geklärt
  • Die Sitzordnung ist an den Tagungsort mitgeteilt
  • Die Vorabendanreise/ Übernachtung ist gebucht und bestätigt
  • Der Zugang zum Workshop-Raum ist gesichert und die Uhrzeit ist geklärt.

Um einen guten Workshop zu moderieren, braucht es gar nicht viel. Einige wenige Basics sind allerdings für den Erfolg von Workshops von großer Bedeutung.

Die wichtigsten Eigenschaften für eine gute Workshop-Moderation sind:

  • Aufmerksam Zuhören und bei Unklarheiten nachfragen
  • Themen bündeln und zusammenfassen
  • Ergebnisse vereinbaren
  • den Prozess in einfacher Sprache moderieren
  • Wichtige Vereinbarungen visualisieren
  • Die Struktur und die Zeit im Blick behalten

Eine ideale Workshop-Größe gibt es nicht. Je nach den Zielen und Bedürfnissen Ihrer Organisation gibt es geeignete Gruppengrößen.

  • Kleinere Workshops – 5 Teilnehmer:innen
    Ein Workshop mit ca. 5 Teilnehmenden ermöglicht einen intensiveren Austausch innerhalb der Gruppe.
  • Größere Workshops –  bis 50 Teilnehmer:innen
    Mit bis zu 50 Workshop-Teilnehmenden sollten Sie unbedingt auf eine gute Organisation achten. Dann erreichen Sie auch mit vielen Teilnehmer:innen effizient das gewünschte Workshop-Ziel.
  • Großer Workshop – ab 50 Teilnehmer:innen
    Ab 50 Teilnehmenden erreichen Sie den Next Level – eine Großgruppenveranstaltung. Beachten Sie, dass große Workshops nur zu guten Ergebnissen führen, wenn Sie die dafür geeigneten spezifische Methoden anwenden. Die Workshop-Moderation sollte unbedingt flexibel ausgerichtet sein, um auf wechselnde unterschiedliche Workshop-Anforderungen schnell und ohne Reibungsverluste reagieren zu können.

Typischerweise dauern Workshops in der Regel von mehreren Stunden bis zu zwei Tage. Bei dieser Dauer können Sie intensiv arbeiten und fangen die größte Beteiligungsdichte ein.

Je nach Zielsetzung und Zusammensetzung der Teilnehmenden gilt es, die passende Workshop-Methode auszuwählen. Als Experten für Workshop-Moderation wählen wir in der Regel unter diesen gängigen Workshop-Methoden, die wir im folgenden näher beschreiben:

Ziel: Ideenfindung, Austausch von Ideen

Vorgehen: Kleine Gruppe mit bis zu 3 Teilnehmenden diskutieren bis zu ca. 10 Minuten über ein Arbeitsthema. Nach Möglichkeit „Teamfremde“ in Flüstergruppe zusammenbringen. Alle Ergebnisse werden in großer Gruppe gesammelt.

Unser must have unter den Workshop-Methoden.

Gleich zu Beginn eines Workshops oder auch mittendrin kann ein Warming up die Teilnehmenden auflockern oder einfach nur einstimmen auf ein konzentriertes Miteinander. Und egal, welche Warming up-Methode Sie auswählen, es gibt kaum eine effizientere Möglichkeit, alle Teilnehmenden schnell und einfach ins Workshop-Boot zu holen. Ideen für Warming up-Inhalte gibt es sehr viele.

Unsere kleine Warming up-Auswahl:

Traumberuf: Jeder Teilnehmende erzählt der Runde, was sein Traumberuf als Kind war und welchen Beruf er/sie heute tatsächlich ausübt.

Check-In: Alle Teilnehmer:innen berichten kurz, wie sie sich gerade fühlen. Hier können bildliche Hilfen genutzt werden (Welches Wetter bin ich heute? Wenn ich eine Batterie wäre, wäre ich….)

Ein-Wort-Geschichte: Aus jeweils pro Runde nur einem Wort jedes Teilnehmenden bildet sich ein langer und meistens unsinniger Satz. Diese Methode ist perfekt geeignet, um Ihren Workshop gut gelaunt zu starten.

Ziel: Erstes Kennenlernen

Vorgehen: Die Teilnehmenden sollen sich nach beliebig gestellten Fragen oder Aussagen zueinander positionieren. Bei der Auswahl der Fragen gibt es viele Möglichkeiten. Beispiele: Wie sind die persönlichen Interessen? Was ist das Lieblingsessen oder die Lieblingsmusik? Wo ist der Wohnort? Hat die Arbeit viele externe oder interne Schnittstellen? Hat man es lieber geplant und organisiert oder spontan und flexibel?

Zuordnungen funktionieren gut mit vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten.

Ziel: Schnelle Ergebnisse, visuell ansprechend dargestellt.

Vorgehen: Per Handy und App können Teilnehmer:innen direkt über eine Workshop-Frage abstimmen. Diese Methode wenden wir selten an, weil sie etwas aufwendiger in der Vorbereitung ist. Allerdings, wenn wir sie in unseren Workshops einsetzen, sind wir jedes Mal von neuem sehr begeistert über den Effekt bei allen Workshop-Teilnehmenden.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie schnelle Ergebnisse bringt und diese wunderbar visuell darstellt. Und: Sie macht wirklich besonders viel Spaß!

Ziel: Ideenfindung und Problemlösung

Vorgehen: Die Teilnehmenden antworten mit Beiträgen auf Fragen, die umgekehrt gestellt werden. Beispiel: Statt: Was können wir tun, um mehr Kunden zu gewinnen, ist die Frage: Was müssen wir tun, um Kunden zu verlieren. Alle „Negativ-Ergebnisse“ werden in einer Liste gesammelt und umgedreht. So ergeben sich „Positiv-Ergebnisse“, mit denen weitergearbeitet werden kann.

Ziel: Effiziente Ergebnisse im Team finden.

Vorgehen: Alle Teilnehmenden des Workshops tauschen Meinungen und Ideen zu einer Ausgangsfrage/ Problemstellung aus. Begleitet wird der Prozess von einer professionellen Workshop-Moderation.

Die wesentlichen Kernaufgaben einer guten Workshop-Moderation sind:

  • aktives zuhören,
  • einzelne Ideen und Meinungen zusammenfassen,
  • Ergebnisse in der Gruppe vereinbaren, festhalten und visualisieren
  • die Zeit beachten

Ziel: kreative Reflexion der Zusammenarbeit im Team, Überprüfung von Zielen und Strategien

Vorgehen: Gruppen mit ca. 5 Teilnehmenden werden gebildet. Eine Einteilung in Zeitabschnitte 0-3 Jahre, 3-10 Jahre, 10-20 Jahre kann sinnvoll sein. Die Gruppen erarbeiten einen Titel der Staffel, Was ist die Story?, wer sind die Hauptcharaktere / Nebencharaktere? ​Welchen Nebenschauplätze gibt es? ​ Die Ergebnisse werden in der großen Gruppe präsentiert und besprochen.

Die Retrospektive ist eine Methode, bei der das Team regelmäßig zusammenkommt, um die Zusammenarbeit der vergangenen Periode zu reflektieren.

Ziel: Reflexion und kontinuierliche Verbesserung im Team.

Vorgehen: Der Fokus liegt auf dem, was gut gelaufen ist, was verbessert werden kann und welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um die Zusammenarbeit und Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Die Methode kann in verschiedenen Formaten durchgeführt werden, z.B. als „Start, Stop, Continue“. Mit den Ergebnissen kann dann weitergearbeitet werden.

Diese Methode eignet sich sehr gut für Gruppen von 30 bis 300 Gästen und mehr. Das Format bietet einen unkomplizierten und offenen Ideenaustausch in lockerer Runde.

Ziel: Selbstreflexion in Kleingruppen zu unterschiedlichen Fragestellungen

Vorgehen: Gruppen mit ca. 5 Teilnehmer:innen werden gebildet. Jede Gruppe versammelt sich um einen Tisch mit Schreibmaterialien (Papiertischdecke) und sammelt Ideen zu der Fragestellung am jeweiligen Tisch. Nach kurzer Zeit wechselt die Gruppe – bis auf eine Person – zum nächsten Tisch. Die zurückbleibende Person ist gastgebend für die neue Gruppe am Tisch. Notizen auf den Papiertischdecken regen die Diskussion an.

Die Openspace-Methode eignet sich besonders auch für Online-Workshops. Die Methode bringt die offensichtlichen und heimlichen Themen auf die Agenda und gibt Raum für die Bearbeitung. Die Methode eignet sich für komplexe Themen ohne einfache Antworten.

Ziel: Neue Lösungsansätze und Brainstorming in sehr großen Gruppen von 50 bis 2.000 Teilnehmer:innen.

Vorgehen: Vorstellung des Hauptthemas und Bildung von Kleingruppen, die sich mit frei wählbaren Unterthemen des Hauptthemas beschäftigen. Die Teilnehmer:innen können selbständig zwischen den Gruppen wechseln. Die Methode basiert auf den Prinzipien von Selbstorganisation und Verantwortung und verzichtet auf Kontrolle.

Dauerhaft gute Fortschritte erzielen Sie, wenn Sie Ihre Workshop-Ergebnisse regelmäßig überprüfen und weiterentwickeln. Planen Sie nach jedem Workshop eine Retrospektive ein. So können Sie die erzielten Workshop-Ergebnisse effizient reflektieren, offene Fragen klären und die nächsten Schritte planen.

Eine gut durchgeführte Retrospektive trägt maßgeblich dazu bei, Ihre erarbeiteten Workshop-Themen weiterzuentwickeln und kontinuierlich zu verbessern.

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